Data Validation di Excel: Fungsi dan Cara Menggunakannya

Di tutorial ini, kamu akan mempelajari mengenai fitur data validation di excel secara lengkap.

Ketika kita bekerja di excel, terkadang kita perlu membatasi input yang bisa diberikan ke sejumlah cell. Hal ini mungkin perlu kita lakukan karena input yang salah bisa menyebabkan error bagi hasil pengolahan data kita. Kemungkinan alasan lainnya adalah kita mungkin mengharapkan jenis respon tertentu dari orang lain yang kita minta untuk memberikan input ke worksheet kita.

Apapun alasannya, kita perlu memahami bagaimana cara memberikan batasan terhadap kemungkinan input di cell kita. Untungnya, Excel mempunyai fitur untuk membantu kita di sini dengan nama data validation.

Jika kita sudah menguasai cara menggunakan fitur data validation ini, seharusnya kita bisa bekerja di excel dengan jauh lebih optimal. Inilah mengapa Compute Expert membuat tutorial ini untuk membantumu jika kamu memang perlu mempelajari lebih banyak mengenai fitur excel yang satu ini.

Mau memahami mengenai fitur data validation excel serta menguasai bagaimana cara untuk menggunakannya di excel? Baca tutorial ini sampai ke bagian terakhirnya!

Disclaimer: Artikel ini mungkin mengandung link afiliasi dari mana kami akan mendapatkan komisi untuk setiap transaksi/aksi terkualifikasi tanpa adanya biaya tambahan bagimu. Pelajari lebih lanjut

Ingin bekerja dengan lebih cepat dan mudah di Excel? Instal dan gunakan add-in Excel! Baca artikel ini untuk mengetahui add-in Excel terbaik yang bisa kamu gunakan menurut kami!

Data Validation Adalah …

Data validation adalah fitur excel yang membuatmu bisa hanya menerima jenis input tertentu dan menolak input lainnya yang tidak kamu inginkan di suatu cell. Batasan inputnya tersebut bisa disesuaikan dengan jenis dan range data yang kamu inginkan.

Fungsi Data Validation di Excel

Beberapa fungsi dari fitur data validation ini adalah:

• Membatasi input yang suatu cell dapat terima
• Menentukan jenis data dari isi suatu cell
• Memberikan instruksi kepada orang lain mengenai bagaimana seharusnya mereka memberikan input terhadap suatu cell

Jika kamu memerlukan jenis data tertentu untuk proses pengolahan data yang kamu lakukan di excel, data validation bisa sangat membantumu. Hal ini karena ia bisa memberikanmu jenis data yang kamu inginkan dengan cara memberlakukan aturan tertentu ketika seseorang mencoba memberikan input ke suatu cell.

Batasan Data Validation

Orang bisa dengan mudah menghilangkan data validation dari suatu cell dengan cara menyalin isi dari suatu cell tanpa data validation ke cell dengan data validation yang aktif.

Jadi, kamu sebaiknya tidak menggunakan data validation untuk tujuan yang berkaitan dengan keamanan. Kamu sebaiknya menggunakannya sebagai cara untuk membatasi input orang supaya mereka tidak membuat hasil pekerjaan excelmu menjadi berantakan.

Jenis Data Validation Excel

Terdapat delapan jenis data validation yang bisa kamu aplikasikan pada suatu cell. Mereka adalah:

• Any value: Jenis ini adalah jenis data validation default dari suatu cell di excel. Kamu bisa memberikan input apapun ke cell dengan jenis data validation ini
• Whole number: Data validation yang membuat orang hanya bisa memberikan input bilangan bulat
• Decimal: Data validation yang membuat orang hanya bisa memberikan input angka (bilangan bulat ataupun bilangan desimal)
• List: Data validation yang membuat orang hanya bisa memberikan input dari pilihan-pilihan yang sudah ditentukan sebelumnya. Kita biasanya menggunakan dropdown untuk memilih input yang ingin kita berikan ke cell dengan jenis data validation ini
• Date: Data validation yang membuat orang hanya bisa memberikan input berupa tanggal. Kamu bisa memberikan input waktu bersamaan dengan tanggalnya jika kamu mau. Kamu juga bisa memberikan input angka selama ia bisa diwakili dengan suatu tanggal di excel
• Time: Data validation yang membuat orang hanya bisa memberikan input berupa waktu. Kamu juga bisa memberikan input tanggal, dengan waktunya diset menjadi 00:00:00. Kamu juga bisa memberikan input berupa angka selama ia bisa diwakili dengan waktu di excel
• Text length: Data validation yang membatasi banyak karakter dari input yang diberikan
• Custom: Data validation yang membatasi input yang bisa diberikan kepada suatu cell berdasarkan proses evaluasi dari suatu rumus

Kamu bisa menggunakan jenis data validation manapun yang paling sesuai dengan kebutuhanmu.

Tab Data Validation Excel

Terdapat tiga tab yang bisa kamu atur isinya di dialog box data validation ketika kamu ingin mengaplikasikan fitur data validation ke cellmu. Berikut ketiga tab tersebut beserta penjelasan singkat bagi masing-masing dari mereka.

Tab Settings Data Validation

Tab pertama dari dialog box data validation adalah tab settings. Tab ini adalah tab utama dari dialog boxnya dan mungkin merupakan satu-satunya tab yang akan kamu atur untuk mengaplikasikan data validation di cellmu.

Di tab ini, kamu bisa menentukan aturan input di cellmu. Kamu bisa melakukannya dengan memilih jenis dan/atau range data yang kamu terima.

Terdapat juga boks centang “Ignore Blank” di sini untuk memberitahu excel apakah kamu mengijinkan input kosong atau tidak di cellmu.

Tab Input Message Data Validation

Tab input message adalah tab kedua yang ada di dialog box data validation. Tab ini membuatmu bisa memberikan pesan khusus ketika orang memindahkan kursor cell mereka ke cell dengan pengaturan data validationmu. Pesan khusus tersebut biasanya merupakan sebuah instruksi mengenai input apa yang sebaiknya orang berikan kepada cell tersebut.

Sebagai contoh, jika kita memberlakukan aturan data validation ke cell kita di mana kita hanya mengijinkan input angka 1-10, kita bisa membuat sesuatu seperti ini di tab input message kita.



Ketika orang memindahkan kursor cell mereka ke cell dengan pengaturan data validation tersebut, sebuah pesan seperti ini akan langsung muncul.



Menggunakan pesan khusus seperti ini bisa membantu orang lain untuk lebih memahami input seperti apa yang harus mereka berikan pada suatu cell.

Jika kamu tidak memberikan input apapun pada tab ini, maka cellmu tidak akan menunjukkan pesan apapun ketika orang memindahkan kursor mereka kepadanya.

Tab Error Alert Data Validation

Tab ketiga ini membuatmu dapat memunculkan dialog box dengan pesan khusus kepada orang yang memasukkan input yang salah ke cell dengan aturan data validationmu. Terdapat tiga jenis dialog box yang bisa kamu gunakan di sini: Stop, Warning, dan Information.

Dialog box Stop akan mencegah orang memasukkan input selain yang aturan data validationmu inginkan. Mereka harus memasukkan ulang input mereka jika input mereka salah atau mereka tidak bisa memasukkan input apapun kepada cellnya.



Dialog box Warning membuat orang dapat memasukkan input selain apa yang aturan data validationmu inginkan. Dialog box ini akan memberikan pilihan kepada mereka apakah mereka akan tetap membiarkan input mereka seperti saat ini atau mereka mau mengedit input mereka tersebut.



Dialog box Information adalah dialog box dengan pendekatan “terlembut” di antara tiga jenis dialog box error alertnya. Ia hanya akan memberikan pesan khusus yang kamu buat ketika orang memasukkan input selain dari apa yang aturan data validationmu inginkan. Pesan khusus tersebut biasanya bersifat memberitahu input seperti apa yang seharusnya mereka berikan.



Jika kamu tidak memberikan input apapun di tab ini, akan muncul dialog box Stop ketika orang memberikan input yang salah ke cellmu. Pesan yang akan muncul di dialog box ini adalah pesan terstandarisasi yang disediakan oleh excel.

Contoh Data Validation

Berikut contoh dari fitur data validation yang sedang beraksi.



Di contoh ini, kita ingin mengisi cell-cell yang ada di kolom “Nilai” dengan huruf A sampai E. Karena kita hanya menginginkan input itu untuk cell-cellnya tersebut, kita aplikasikan fitur data validation kepada mereka.

Kita juga membuat input message dan error alert untuk memperjelas input seperti apa yang kita inginkan untuk cell-cell “Nilai” tersebut. Seperti yang bisa kamu lihat, ketika kita memindahkan kursor cell kita ke salah satu cell “Nilai”, kita mendapatkan pesan seperti ini.



Kita menggunakan jenis data validation “List” di sini yang bisa memberikan dropdown ke cell-cell kita. Kita bisa mengklik tombol dropdownnya dan memilih salah satu input yang bisa diterima oleh cell-cellnya tersebut.



Ketika kita memasukkan input selain huruf A-E, kita akan memunculkan dialog box jenis Stop dengan pesan khusus seperti ini.



Dengan data validation, kita bisa membatasi input ke cell kita sesuai dengan preferensi yang kita punya.

Cara Membuat Data Validation di Excel

Berikut langkah-langkah umum untuk mengaplikasikan data validation pada suatu cell di excel.

1. Pilih cell/cell range di mana kamu ingin mengaplikasikan aturan data validationmu
   
   
   
   
2. Pergi ke tab Data di ribbonmu dan klik tombol Data Validation di sana
   
   
   
   
3. Di dialog box yang muncul, tentukan aturan data validation yang kamu inginkan di tab Settings. Jangan lupa untuk menentukan apakah kamu mengijinkan input kosong atau tidak dengan mencentang/tidak mencentang boks centang “Ignore Blank”nya (centang jika kamu mengijinkan input kosong dan hilangkan centangnya jika kamu tidak mengijinkannya)
   
   
   
   
4. Jika kamu mau, buat input message khusus yang kamu inginkan untuk cellmu di tab “Input Message” dari dialog boxnya
   
   
   
   
5. Jika kamu mau, buat dialog box error alert khusus yang akan muncul ketika orang memasukkan input selain dari apa yang aturan data validationmu inginkan di tab “Error Alert” dari dialog boxnya
   
   
   
   
6. Klik OK
   
   
   
   
7. Selesai!
   
   
   
   

Dan berikut sedikit penjelasan mengenai bagaimana cara menciptakan aturan di setiap jenis dari data validationnya.

Cara Membuat Data Validation di Excel (Any Value)

Karena jenis data validation ini adalah jenis data validation default di cellmu dan ia mengijinkan semua bentuk input, kamu tidak perlu melakukan apapun jika kamu menginginkan jenis data validation ini di cellmu. Cukup biarkan cellmu seperti apa adanya saja.



Jika kamu sudah mengubah jenis data validation di cellmu dan kamu ingin kembali ke jenis data validation Any Value ini, tinggal pilih Any Value di tab settings dialog box data validation dari cellmu.

Cara Membuat Data Validation di Excel (Whole Number)

Untuk jenis data validation whole number, kamu tinggal menentukan range input bilangan bulat yang kamu inginkan. Lakukan itu dengan cara mengatur isi dari dropdown “Data” di sana dan boks teks di bawahnya.



Kamu bisa memasukkan input ke boks teksnya dengan cara mengetikkan angkamu secara langsung atau dengan menggunakan referensi cell.

Cara Membuat Data Validation di Excel (Decimal)

Seperti jenis whole number, kamu juga perlu menentukan range dari input bilangan desimal yang kamu inginkan untuk aturan data validationmu.

Cara Membuat Data Validation di Excel (List)

Jenis data validation list mengijinkan input yang sesuai dengan salah satu dari pilihan-pilihan input yang kamu tentukan. Untuk menentukan apa saja pilihan input tersebut, ketikkan mereka di boks teks “Source”. Pisahkan setiap pilihan inputnya dengan tanda koma ( , ).



Kamu juga bisa memasukkan input cell range ataupun nama dari suatu named range jika pilihan-pilihan input yang kamu inginkan ada di sana.

Dengan jenis data validation list ini, kamu mempunyai opsi untuk menambahkan dropdown yang berisi pilihan-pilihan input yang kamu inginkan ke cellmu. Jika kamu ingin menambahkan dropdown tersebut, pastikan boks centang “in-cell dropdown” tercentang. Jika kamu tidak menginginkan dropdown, hilangkan centangnya.



Jika kamu memilih untuk menambahkan dropdown, akan ada tombol dropdown yang orang bisa klik untuk menunjukkan pilihan-pilihan dropdownnya ketika mereka berada di cell dengan jenis data validation list tersebut.



Untuk mempelajari lebih jauh mengenai cara membuat dropdown yang benar di excel, kunjungi tutorial ini.

Cara Membuat Data Validation di Excel (Date)

Untuk jenis data validation date, kamu perlu menentukan range tanggal yang kamu inginkan untuk input cellmu. Jika kamu mengetik di boks teks yang tersedia untuk menentukan rangenya tersebut, pastikan untuk mengetikkan tanggal dengan format yang dikenal oleh excel. Sesuatu seperti “11/2/2020” atau “11-2-2020” untuk tanggal 1 Februari 2020 seharusnya cukup.



Jika kamu tidak ingin mengetikkan tanggal, gunakan referensi cell untuk menentukan rangenya.

Cara Membuat Data Validation di Excel (Time)

Sama seperti jenis tanggal tadi, kamu perlu menentukan range waktu yang kamu inginkan sebagai input dari cellmu.



Gunakan referensi cell atau ketik angka waktu dengan format yang benar jika kamu mengetik di boks teksnya untuk menentukan range waktunya. Sesuatu seperti 09:00:00 untuk jam 9 pagi seharusnya cukup.

Cara Membuat Data Validation di Excel (Text Length)

Masukkan range berapa banyak karakter yang kamu inginkan di input cellmu. Jangan memasukkan bilangan negatif karena, tentu saja, panjang teks tidak bisa negatif.

Cara Membuat Data Validation di Excel (Custom)

Jenis data validation custom cukup spesial karena ia membuatmu bisa menjadikan rumus sebagai dasar aturan data validationmu. Hasil rumusnya haruslah berupa nilai logika TRUE agar aturan data validationnya bisa dipakai.

Jika hasilnya FALSE, maka cellmu akan menolak semua input yang ingin kamu berikan kepadanya. Jika hasilnya error atau bukan sebuah nilai logika, tidak akan ada data validation yang diberlakukan di cellmu.



Mari kita diskusikan beberapa contoh rumus yang bisa kamu gunakan untuk jenis data validation custom ini beserta hasil dari mereka.

Asumsikan cell di mana kamu ingin mengaplikasikan aturan data validationmu adalah cell A1. Jika kamu menginginkan semua huruf dari inputmu berupa huruf kapital, kamu bisa mengetikkan sesuatu seperti ini di boks teks “Formula”nya.



Jika kamu menginginkan input dengan adanya karakter “XYZ” di dalamnya, kamu bisa mengetikkan rumus seperti ini.



Dan jika kamu menginginkan dua atau lebih aturan dalam waktu yang sama, kamu bisa menggunakan rumus AND atau OR. Misalnya, jika kamu menginginkan cellmu mendapatkan input bilangan ganjil atau angka dengan nilai lebih dari 30, kamu bisa menggunakan rumus seperti ini.



Selama kamu bisa membuat rumus yang menghasilkan TRUE, kamu bisa membuat aturan apapun yang kamu inginkan untuk data validationmu!

Cara Mengedit Data Validation di Excel

Untuk mengedit data validation yang telah kamu buat di excel, kamu tinggal mengulang kembali langkah-langkah yang kamu gunakan ketika kamu membuatnya. Ketika kamu membuka dialog box data validation, silahkan ganti hal-hal di dalamnya dengan aturan data validation yang kamu inginkan.



Jika kamu ingin mengaplikasikan hal yang kamu edit tersebut ke cell-cell lainnya dengan aturan data validation yang sama, berikan tanda centang di boks centang “Apply these changes to other cells with the same settings” di dialog boxnya.



Melakukan itu bisa membuat pekerjaanmu menjadi jauh lebih simpel. Kamu jadi tidak perlu lagi mengubah aturan data validation di cell-cell lainnya satu per satu.

Cara Menyalin Data Validation ke Cell Lainnya

Lakukan ini jika kamu ingin menyalin aturan data validation dari suatu cell ke cell lainnya.

1. Pilih cell dengan aturan data validation yang ingin kamu salin
   
   
   
   
2. Tekan tombol Ctrl + C (Command + C di Mac) atau klik kanan cellnya dan pilih Copy
   
   
   
   
3. Pilih cell/cell range di mana kamu ingin menaruh aturan data validationmu
   
   
   
   
4. Pergi ke tab Home di ribbonmu, klik tombol dropdown Paste di sana, dan pilih Paste Special…
   
   
   
   
5. Di bagian Paste dari dialog box yang muncul, pilih Validation
   
   
   
   
6. Klik OK
   
   
   
   
7. Selesai!
   
   
   
   

Perlu dicatat bahwa jika kamu menyalin aturan data validation jenis custom, referensi cell yang ada di rumusnya akan bergeser searah dengan ke mana kamu menyalinkan rumusnya. Hal ini kecuali jika kamu menaruh simbol $ di referensi cellnya.

Cara Menemukan Cell Berisi Data Validation

Untuk menemukan semua cell yang berisi aturan data validation dalam sebuah worksheet, lakukan langkah-langkah berikut.

Pergi ke tab Home di ribbonmu, klik tombol Find & Select di sana, dan pilih Data Validation dari pilihan-pilihan dropdown yang muncul.



Melakukan hal tersebut akan membuat excel menyorot semua cell dengan aturan data validation di worksheet aktifmu saat ini.

Cara Melingkari Data Tidak Valid Berdasarkan Data Validation Kita di Excel

Setelah kamu mengaplikasikan aturan data validation di cell-cellmu, kamu mungkin ingin tahu cell mana saja yang berisi data yang tidak sesuai dengan aturannya tersebut pada saat ini. Untuk mengetahuinya, tinggal pergi ke tab Data di ribbonmu, klik tombol dropdown Data Validation di sana, dan pilih Clear Invalid Data dari pilihan-pilihan dropdownnya.



Melakukan itu akan membuat excel melingkari semua cell dengan isi yang tidak sesuai dengan aturan data validation mereka.



Jika kamu ingin tahu, aturan data validation pada contoh di atas adalah cell-cellnya harus berisi huruf A, B, C, D, atau E.

Jika kamu ingin menghilangkan lingkarannya, tinggal klik tombol dropdown Data Validationnya lagi dan pilih Clear Validation Circles.

Cara Menghilangkan Data Validation di Excel

Perlu menghilangkan aturan data validation yang kamu aplikasikan di cell-cellmu? Berikut langkah-langkah yang bisa kamu jalankan untuk itu.

1. Sorot cell/cell range yang aturan data validationnya ingin kamu hilangkan
   
   
   
   
2. Pergi ke tab Data di ribbonmu dan klik tombol Data Validation di sana
   
   
   
   
3. Di dialog box yang muncul, klik tombol Clear All
   
   
   
   
4. Klik OK
   
   
   
   
5. Selesai!
   
   
   
   

Tidak Bisa Mengaplikasikan Data Validation di Excel? Kemungkinan Penyebab dan Solusi

Tidak bisa mengaplikasikan data validation di cell-cellmu? Berikut beberapa kemungkinan penyebabnya beserta solusi untuk masing-masing dari mereka.

• Kamu sedang berada di mode edit dari cellmu. Jika kamu sedang berada di mode edit dari cellmu, kamu tidak bisa mengakses fitur data validation. Tekan tombol Escape untuk keluar dari mode editnya, sorot kembali cellnya, dan coba lagi


• Cellmu mungkin terkunci. Cell yang terkunci biasanya membuatmu tidak bisa mengaplikasikan fitur seperti data validation kepada cell tersebut. Buka proteksi dari sheetmu atau ubah pengaturan penguncian dari cellmu terlebih dahulu sebelum kamu memproteksi sheetmu


• Jika kamu menggunakan aturan data validation custom, rumusmu mungkin salah tulis. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, rumus yang menghasilkan error atau nilai selain TRUE akan membuat data validation custom tidak bekerja dengan baik. Kamu juga mungkin belum mereferensikan cellmu di rumus yang kamu tuliskan. Cek lagi penulisan rumusmu dan pastikan semuanya sudah benar untuk aturan data validation yang ingin kamu jalankan

Cek lagi ketiga hal di atas dan pastikan kamu tidak membuat kesalahan-kesalahan tersebut.

Tips Menggunakan Data Validation di Excel

Terakhir, berikut beberapa tips yang bisa kamu implementasikan untuk menggunakan fitur data validation secara lebih optimal.

• Gunakan referensi cell/cell range/named range di aturan data validationmu untuk membuatnya menjadi lebih fleksibel. Mengganti referensi nilai dari aturan data validation cellmu bisa memakan banyak waktu jika kamu perlu menampilkan dialog box data validation secara terus-menerus. Jika kamu seringkali perlu mengubah referensi nilainya tersebut, mungkin lebih baik bagimu untuk mereferensikan cell/cell range/named range di dialog box data validationnya. Hal ini bisa membuat proses penggantian referensi nilainya tersebut menjadi lebih mudah untuk dilakukan


• Coba untuk tidak menggunakan aturan data validation jenis custom jika bisa. Suatu hasil penulisan rumus bisa menjadi rumit dan kamu mungkin perlu memperbaikinya di kemudian hari. Jenis aturan data validation lainnya biasanya lebih simpel dan lebih mudah untuk dibaca. Jadi, kamu sebaiknya menggunakan aturan data validation custom hanya jika kamu perlu


• Berikan input message dan error alert yang jelas jika cell-cell dengan data validationmu nantinya akan diisi oleh orang lain. Walaupun kamu sebenarnya tidak diharuskan menggunakan mereka, input message dan error alert bisa membantu jika orang lain perlu mengisi cell-cell dengan aturan data validationmu. Jika bisa, tambahkan input message dan error alert buatanmu agar orang bisa memahami apa yang perlu mereka masukkan ke cellmu dengan jauh lebih baik

Latihan

Setelah kamu mempelajari mengenai fitur data validation di excel secara lengkap, coba kerjakan latihan berikut. Hal ini agar kamu bisa mempraktekkan pembelajaran yang ada di tutorial ini dengan lebih baik lagi.

Unduh file latihannya dan kerjakan semua instruksinya. Unduh file kunci jawabannya jika kamu telah menyelesaikan latihannya dan ingin mengecek jawabanmu.

Link file latihan:
Unduh di sini

Instruksi

Jalankan semua instruksi di bawah ini di cell yang sesuai dengan nomor instruksinya.

1. Tambahkan aturan data validation di mana input tanggal di cellnya haruslah lebih dari 18 November 2031!
2. Tambahkan aturan data validation di mana input cellnya dibatasi menjadi hanya daftar buah yang ada di sebelah kanan! Berikan tombol dropdown juga di cellnya
3. Tambahkan aturan data validation di mana input cellnya haruslah terdapat “.com” dan tidak lebih dari 100 karakter! Gunakan rumus AND, ISNUMBER, FIND, dan LEN untuk membantumu menjalankan instruksinya!

Link file kunci jawaban:
Unduh di sini

Catatan Tambahan

Data validation bisa menjadi fitur yang sangat berguna ketika kamu perlu membuat sesuatu seperti form di excel.



Tutorial lainnya yang mungkin ingin kamu pelajari juga: