Cara Membuat Daftar Pilihan/Dropdown List di Excel

Pada tutorial ini, kamu akan mempelajari bagaimana cara membuat daftar pilihan/dropdown list di excel secara lengkap.

Ketika kita bekerja di excel, terkadang kita perlu membatasi input yang bisa dimasukkan pada beberapa cell agar inputnya jadi tidak sembarangan. Kita mungkin membutuhkan pembatasan tersebut agar pemrosesan data kita dapat menjadi jauh lebih mudah nantinya atau agar tidak ada input ngaco.

Salah satu pilihan terpopuler untuk membatasi input di excel adalah dengan menggunakan fitur daftar pilihan/dropdown list. Kita bisa membuat berbagai jenis dropdown, mulai dari yang sederhana sampai ke yang lebih kompleks. Seperti apa dropdown yang perlu kita buat tentunya menyesuaikan dengan seperti apa kebutuhan kita.

Mau menguasai cara membuat dropdown list di excel agar kamu bisa membuat jenis dropdown yang terbaik sesuai dengan kebutuhanmu? Pelajari tutorial ini sampai ke bagian terakhirnya!

Cara Membuat Daftar Pilihan/Dropdown List di Excel Secara Manual

Mari mulai pembahasan di tutorial ini dengan berdiskusi mengenai bagaimana cara membuat bentuk paling dasar dari dropdown list di excel. Bentuk paling dasar ini adalah dropdown list dengan pilihan yang kita ketikkan secara manual.

Proses pembuatan dropdown jenis ini di excel sebenarnya tidaklah terlalu sulit. Berikut detail langkah-langkah untuk membuatnya.

1. Pilih cell di mana kamu ingin membuat dropdown listmu
   
   
   
   
2. Pergi ke tab Data dan klik tombol Data Validation di sana
   
   
   
   
3. Di dialog box yang muncul, pastikan kamu ada di tab Settings
   
   
   
   
4. Di tab Settings tersebut, klik dropdown Allow dan pilih List
   
   
   
   
5. Di boks teks source yang muncul, ketik pilihan-pilihan yang kamu inginkan ada di dropdown listmu. Pisahkah setiap pilihan yang kamu ketikkan dengan tanda koma ( , )
   
   
   
   
6. Setelah kamu mengetikkan semua pilihannya, klik OK
   
   
   
   
7. Selesai! Sekarang, cellmu seharusnya menampilkan tombol dropdown ketika kamu memilihnya. Jika kamu mengklik tombol dropdownnya tersebut, kamu bisa memilih input untuk cell tersebut dari daftar pilihannya
   
   
   
   
   
   
   
   

Cara Membuat Daftar Pilihan/Dropdown List di Excel dengan Pilihan dari Cell Range

Pilihan-pilihan dropdownmu sudah ada di cell range tertentu? Kamu tidak ingin mengetik ulang mereka dan ingin mengambil mereka langsung dari cell rangenya? Kamu bisa melakukan itu dengan mudah di boks teks source dari dropdownmu di dialog box data validation.

Di sebelah kanan boks teks sourcenya, kamu bisa lihat sebuah tombol yang bisa kamu klik. Klik tombol tersebut jika kamu ingin menjadikan cell range sebagai sumber dari pilihan-pilihan dropdownmu.



Di dialog box yang muncul setelah kamu mengklik tombolnya, masukkan cell rangemu dengan melakukan drag di atasnya. Excel akan secara otomatis memasukkan koordinat cell range yang kamu drag ke boks teksnya.



Klik tombol di boks teks dialog box tersebut setelah kamu selesai memasukkan cell rangenya.



Kemudian, klik OK. Dengan melakukan itu, kamu sudah membuat sebuah dropdown yang pilihan-pilihannya bersumber dari isi cell range yang kamu set tadi!

Cara Menambah/Mengurangi Pilihan dalam Sebuah Dropdown di Excel (Edit Dropdown List)

Perlu mengedit pilihan-pilihan yang sudah kamu masukkan ke dalam dropdownmu? Pertama, pastikan apakah kamu sebelumnya memasukkan pilihan-pilihan tersebut dengan cara mengetikkannya secara langsung atau dengan memasukkan sebuah cell range.



Jika kamu mengetikkan pilihan dropdownnya secara langsung, kamu perlu kembali ke dialog box data validation dari cellmu. Di boks teks sourcenya, kamu bisa mengedit pilihan dropdownmu dengan cara menghapus, mengetikkan ulang, atau mengetikkan tambahan pilihannya.



Jika kamu memasukkan pilihannya melalui cell range, maka kamu bisa pergi ke cell rangenya tersebut dan mengedit pilihannya di sana. Ketik ulang pilihan-pilihan yang ingin kamu edit.

Jika kamu ingin menghapus salah satu/beberapa dari pilihannya, sorot cell-cell dari pilihan-pilihan tersebut dan lalu klik kanan mereka. Pilih Delete… untuk memunculkan dialog box Delete.



Pilih Shift Cells Up di dialog boxnya jika kamu ingin memindahkan ke atas cell yang berada di bawah setelah kamu menghapusnya. Pilih Shift Cells Left jika kamu ingin memindahkan ke kiri cell di sebelah kanan setelah kamu menghapusnya.



Dengan melakukan itu, kamu telah menghapus pilihan-pilihan yang kamu sorot dari dropdownmu!

Jika kamu ingin menambahkan pilihan baru ke dalam cell rangemu, lakukan sebaliknya dari cara penghapusan pilihan tadi. Sorot cell dalam cell rangenya sebanyak pilihan yang ingin kamu tambahkan. Lalu, klik kanan mereka dan pilih Insert… untuk menampilkan dialog box Insert.



Pilih Shift Cells Down jika kamu ingin memindahkan ke bawah cell yang kamu sorot untuk memasukkan cell barumu. Pilih Shift Cells Right jika kamu ingin memindahkan cellnya tersebut ke kanan. Pilihan yang sebaiknya pilih pilih tergantung dari bentuk cell range yang kamu punya.



Masukkan cell barunya dan ketikkan tambahan pilihan untuk dropdownmu di cell kosong yang baru saja kamu masukkan. Setelah mengetikkan tambahan pilihannya, dropdownmu seharusnya akan menawarkan tambahan pilihan tersebut di daftarnya!

Cara Memperbolehkan Entri Lain pada Cell dengan Dropdown List

Secara default, kamu tidak bisa memasukkan input apapun pada cell yang memiliki dropdown selain pilihan-pilihan yang ada di dropdownnya. Jika kamu ingin memasukkan input lain, ubah pengaturannya di menu data validation cellmu terlebih dahulu.

Untuk mengubah pengaturannya, sorot cell dengan dropdownnya tersebut, pergi ke tab Data, dan klik tombol Data Validation. Di dialog box Data Validationnya, pergi ke tab Error Alert. Lalu, hilangkan tanda centang di boks centang “Show error alert after invalid data is entered” dengan mengkliknya.



Kemudian, klik OK. Setelah melakukan itu, cellmu akan mengijinkan input selain yang ada di pilihan-pilihan dropdownnya!

Cara Membuat Dropdown List Ya Tidak di Excel

Untuk membuat daftar pilihan ya tidak di cellmu, masukkan ya dan tidak sebagai pilihan dropdownmu. Kamu bisa mengetikkan mereka secara langsung di boks teks source dari dropdownmu atau memasukkan mereka melalui suatu cell range.



Lakukan itu dan kamu seharusnya akan mempunyai dropdown di cellmu yang berisi pilihan ya dan tidak.

Cara Membuat Dropdown List Bertingkat/Dependen di Excel

Mulai dari bagian ini, kita akan mendiskusikan cara membuat dropdown yang bersifat lebih kompleks di excel. Yang pertama yang akan kita bahas adalah pembuatan dropdown list bertingkat/dependen di cellmu.

Kamu mungkin terkadang perlu membuat dropdown list yang pilihan-pilihannya tergantung dari nilai cell lainnya. Contoh simpel dari hal ini adalah pilihan-pilihan dropdown dari cell kota yang mungkin tergantung dari isi cell negara. Jika kamu mengubah isi cellnya menjadi negara lain, maka pilihan-pilihan dropdown dari cell kotanya seharusnya berubah juga.



Bagaimana cara membuat dropdown dengan karakteristik seperti itu di excel? Untuk membuatnya, kita bisa menggunakan kombinasi INDIRECT, SUBSTITUTE, dan fitur penamaan cell range di excel.

Kita perlu menamakan setiap cell range yang berisi skenario-skenarionya dan pilihan-pilihan dropdown untuk setiap skenarionya (nama-nama negara dan nama-nama kota per negaranya untuk kasus negara dan kota tadi). Lalu, kita gunakan nama cell range skenarionya sebagai sumber dropdown cell yang nilainya menentukan pilihan di dropdown yang satunya lagi. Terakhir, kita kombinasikan INDIRECT dan SUBSTITUTE untuk mengkonversi nilai cell tersebut menjadi cell range dengan nama skenario dengan pilihan-pilihan dropdownnya.

Bingung dengan penjelasannya tersebut? Ikuti diskusi contoh implementasinya di bawah ini agar kamu bisa memahami konsepnya dengan lebih baik!

Katakanlah kita ingin membuat dua dropdown di cell-cell kita di bawah ini. Pilihan dropdown dari cell “Makanan Apa?” tergantung dari kategori makanan yang dipilih di atasnya.



Di sheet yang berbeda, kita mempunyai referensi untuk kategori-kategori makanannya dan pilihan-pilihan makanan per kategorinya tersebut.



Apa yang sebaiknya kita lakukan untuk membuat dua dropdownnya tersebut? Pertama, kita beri nama cell range yang kita perlukan untuk kedua dropdownnya di sheet referensinya. Di contoh ini, kita berikan nama untuk cell range kategori makanan dan pilihan-pilihan makanan untuk setiap kategori makanannya. Nama cell range pilihan makanannya harus sama dengan nama kategori makanannya.

Kita mempunyai empat nama cell range setelah kita menamai semua cell range yang kita perlukan di contohnya.



Setelah kita selesai dengan penamaan cell range, kita kembali ke sheet di mana kita ingin membuat dropdownnya. Di cell kategori makanan, kita buat dropdown dengan nama cell range “kategori_makanan” kita sebagai sumber data validationnya. Kita buat nama cell rangenya menjadi sumbernya dengan mengetikkan “=kategori_makanan” di boks teks source data validationnya.



Lakukan itu dan pilihan dropdown cellnya akan menjadi sama dengan isi dari cell range kategori_makanan kita.



Lalu, kita buat dropdown dari cell kedua kita. Untuk dropdown yang ini, kita tuliskan kombinasi INDIRECT dan SUBSTITUTE di boks teks source data validationnya.



Kita gunakan SUBSTITUTE dalam INDIRECT kita di sini karena kita ingin mengantisipasi spasi dalam isi cell kita. Karena kita tidak bisa menamai cell range kita dengan menggunakan spasi, kita sebaiknya mengganti spasi dengan garis bawah ( _ ). SUBSTITUTE akan melakukan proses penggantian tersebut di sumber dari data validationnya.

Fungsi INDIRECT di sini menjadi penting karena ia dapat mengkonversi suatu teks menjadi referensi rumus. Tanpa menggunakan INDIRECT, excel tidak akan menganggap isi cell kita sebagai nama dari suatu cell range.

Kita lakukan semua itu dan kita akan mendapatkan dropdown bertingkat/dependen di cell kita! Sekarang, kapanpun kita mengganti isi cell yang menjadi referensi pilihan dropdown kita, pilihan dari dropdownnya tersebut juga akan berubah.

Cara Membuat Dropdown List dengan Nilai Default di Excel

Perlu menampilkan nilai default/awal di dropdownmu sebelum seseorang menentukan pilihan darinya? Kamu perlu membuat dropdownmu terlebih dahulu. Setelah dropdownmu tersebut jadi, kamu bisa menjalankan langkah-langkah berikut.

1. Sorot cell tempat dropdownmu berada
   
   
   
   
2. Pergi ke dialog box data validation dengan cara pergi ke tab Data dan klik tombol Data Validation di sana
   
   
   
   
3. Perbolehkan entri lainnya di cellmu dengan menghilangkan tanda centang di boks centang di tab Error Alert (klik boks centangnya jika ada tanda centang di dalamnya). Lalu, klik OK
   
   
   
   
4. Ketik nilai default/awal yang kamu inginkan untuk dropdownmu
   
   
   
   
5. Kembali ke dialog box data validationnya untuk mencentang kembali boks centang di tab Error Alert (klik boks centangnya). Kemudian, klik OK
   
   
   
   
6. Selesai! Sekarang, cell dengan dropdown tersebut akan menampilkan nilai default/awal sebelum kita memilih dari pilihan-pilihan dropdownnya
   
   
   
   

Cara Membuat Dropdown List Dinamis di Excel

Ketika kita mereferensikan suatu cell range sebagai sumber pilihan dropdown kita, kita mungkin membutuhkan referensi yang bersifat dinamis. Dinamis berarti ketika kita memasukkan data baru di cell rangenya, kita ingin data baru tersebut secara otomatis masuk sebagai pilihan dropdownnya.

Kita bisa membuat referensi dinamis seperti itu di excel tapi kita tidak bisa hanya memasukkan cell range sebagai sumber pilihan dropdownnya. Kita sebaiknya menggunakan kombinasi OFFSET dan COUNTA ketika kita memasukkan input sumber pilihan dropdownnya jika kita ingin referensinya menjadi dinamis.



Berikut bentuk penulisan umum kombinasi OFFSET dan COUNTA untuk sumber pilihan dropdown yang dinamis.



Penulisan rumus ini mengasumsikan cell range sumber pilihan dropdownmu berbentuk kolom. Jika cell rangemu berbentuk baris, kamu bisa menukar posisi COUNTA dan 1 di bentuk penulisannya di atas. Input 1 di sini membuat OFFSET tidak akan memperlebar cell rangenya secara horizontal, hanya secara vertikal (untuk cell range yang berbentuk kolom).

OFFSET akan memperlebar jangkauan cell yang kita masukkan sebagai input tergantung dari input lainnya yang kita berikan kepadanya. Kita tuliskan COUNTA di bagian input OFFSET yang menanyakan berapa banyak cell vertikal yang harus dimasukkan ke dalam jangkauan cell kita. Dalam input lainnya, kita input sesuatu yang membuat cell kita jadi tidak digeser OFFSET ( 0 dan 0 pada input seberapa jauh kita ingin menggeser cell kita).

Karena COUNTA menghitung semua data di input cell range, OFFSET akan memperlebar cell kita berdasarkan data yang cell range tersebut punya! Oleh karena itu, kita masukkan cell range pada COUNTA yang termasuk cell-cell di mana kita memasukkan data baru kita nantinya.

Berikut contoh implementasi dari konsep dropdown list dinamis ini yang menggunakan kombinasi dari OFFSET dan COUNTA. Katakanlah kita mempunyai dropdown seperti di bawah ini.



Sumber pilihan dropdownnya adalah cell range di sheet lain.



Untuk membuat pilihan dropdownnya mengikutkan data baru yang kita berikan ke cell range ini nantinya, kita tuliskan ini sebagai sumber dropdownnya.



Di OFFSET dalam penulisan tersebut, kita masukkan koordinat cell tempat pilihan pertama dari dropdown kita berada sebagai input pertamanya. Untuk input lainnya dari OFFSET tersebut selain COUNTA, kita masukkan 0, 0, dan 1 seperti yang sudah kita diskusikan sebelumnya.

Di COUNTA, kita masukkan input cell range yang mengikutkan juga semua cell di mana kita akan memasukkan data baru kita nantinya. Di contohnya tersebut, kita masukkan input cell range dari cell pertama cell range kita sampai ke baris terakhir di worksheetnya!

Sebagai hasil dari kombinasi OFFSET dan COUNTAnya, kita bisa menambah pilihan di dropdown kita dengan mudah. Cukup tambahkan data baru di cell range yang menjadi sumber pilihan dropdownnya untuk melakukan itu!

Cara Membuat Dropdown List dengan Warna di Excel

Mau membuat warna cellmu jadi menyesuaikan dengan pilihan yang kamu pilih dari dropdownnya? Kita bisa membuat sesuatu seperti itu dengan menggunakan fitur Conditional Formatting di excel.

Tinggal buat peraturan-peraturan di conditional formatting cellmu yang memberikan warna bagi setiap pilihan pada dropdownmu. Untuk mulai membuatnya, sorot cell dengan dropdown listnya terlebih dahulu. Lalu, pergi ke tab Home, klik dropdown tombol Conditional Formatting di sana, dan pilih Manage Rules….



Di dialog box yang muncul, klik tombol New Rule….



Pilih “Format only cells that contain” di boks Select a Rule Type.



Di bagian bawah boks Select a Rule Type, pilih “Cell Value”“equal to” di dropdown-dropdownnya. Lalu, masukkan pilihan pertama dari dropdownmu dengan cara mengetikkannya atau dengan menggunakan koordinat cell.



Lalu, klik tombol Format… di bawah.



Akan muncul dialog box di mana kamu bisa memformat cellmu jika ia berisi pilihan pertama dropdownmu. Karena kamu ingin memberikannya warna, pergi ke tab Fill dan pilih warna yang kamu inginkan di sana.



Klik OK dan lalu OK lagi. Kamu telah membuat pengaturan warna untuk pilihan pertama dropdownmu!



Klik tombol New Rule… lagi. Ulangi langkah-langkah di atas sampai kamu telah memberikan warna untuk setiap pilihan dropdownmu.



Klik OK setelah kamu melakukan itu. Mulai sekarang, cellmu akan berubah warnanya berdasarkan pilihan dropdown yang kamu pilih!

Cara Mengubah Ukuran Tulisan Dropdown Listmu di Excel

Masalah ukuran tulisan di dropdown list biasanya terjadi jika kamu menggunakan komputer Windows. Terkadang, kamu mungkin menemukan masalah di mana ukuran tulisan pilihan dropdownmu terlihat terlalu kecil untuk dibaca.



Bagaimana cara mengubah ukuran tulisan dari pilihan dropdown kita? Ada dua hal yang bisa kamu sesuaikan jika kamu perlu mengubah ukuran tulisan dari pilihan dropdownmu.

• Ukuran tulisan teks-teks di worksheet yang sama dengan dropdownnya. Coba kecilkan ukuran tulisan teks-teks tersebut agar ukuran tulisan pilihan dropdownmu jadi lebih terlihat
• Tingkat zoom dari worksheetmu. Coba perbesar zoomnya agar kamu dapat membaca tulisan pilihan dropdownmu

Kamu tidak bisa mengubah ukuran tulisan dropdown listmu secara langsung. Untuk itu, coba sesuaikan pengaturan kedua variabel yang disebutkan di atas sampai kamu mendapatkan ukuran tulisan yang pas untukmu!

Shortcut Dropdown di Excel

Mau memilih pilihan dropdown di cellmu tanpa menggunakan mouse?

Kamu bisa menekan tombol Alt + tanda panah ke bawah (Option + tanda panah ke bawah di Mac) untuk menampilkan daftar pilihan dropdown di cellmu. Setelah itu, tekan tanda panah ke atas atau ke bawah untuk beralih di antara pilihan-pilihan dropdownnya.

Setelah kamu berada di pilihan dropdown yang diinginkan, tekan enter. Kamu akan memasukkan input ke cellmu dari pilihan-pilihan yang ada di dropdownnya tanpa perlu menggunakan mouse!

Cara Menghapus Dropdown di Excel

Cara menghapus dropdown di cellmu di excel cukup mudah untuk diimplementasikan.

Tinggal sorot cellmu dan buka dialog box Data Validation (pergi ke tab Data dan klik tombol Data Validation di sana).

Di dialog boxnya, klik dropdown Allow dan pilih Any value.



Kemudian, klik OK. Kamu telah menghapus dropdown list yang ada di cellmu!

Latihan

Setelah kamu mempelajari bagaimana cara membuat daftar pilihan/dropdown di excel, sekarang saatnya mengerjakan latihan. Kerjakan latihan ini agar kamu dapat memahami implementasi dari apa yang sudah kamu pelajari dengan lebih baik.

Unduh file latihannya dari link berikut dan lakukan instruksi-instruksi di bawah ini. Silahkan unduh file kunci jawabannya jika kamu sudah menyelesaikan latihannya dan ingin mengecek jawabanmu!

Link file latihan:
Unduh di sini

Instruksi

Lakukan setiap instruksinya di cell berwarna abu-abu yang sesuai!

1. Buat dropdown dari pilihan-pilihan di kolom 1!
2. Buat dropdown dari pilihan-pilihan di kolom 2 dengan menggunakan cara kombinasi OFFSET dan COUNTA! Coba tambahkan F, G, dan H di kolom 2. Apakah mereka langsung tersedia sebagai pilihan di dropdown cellmu?
3. Buat dropdown dari pilihan-pilihan di kolom 3! Buat cellnya sehingga ia bisa menyesuaikan warnanya dengan warna pilihan yang kamu pilih di dropdownnya!

Link file kunci jawaban:
Unduh di sini

Catatan Tambahan

INDIRECT dan conditional formatting tidak membedakan huruf besar dan huruf kecil ketika menjalankan fungsinya di excel.



Tutorial terkait yang sebaiknya kamu pelajari juga: