Cara Membuat Dropdown Excel

Pada bagian tutorial ini, kamu akan mempelajari mengenai cara membuat dropdown excel. Pemahaman cara membuat dropdown excel ini menjadi penting jika kamu butuh untuk membatasi pilihan input pada suatu cell dalam perangkat spreadsheet ini dengan yang opsi yang sudah ditentukan sebelumnya.

Mengapa Perlu Mempelajari Cara Membuat Dropdown Excel?

Dalam membuat suatu form atau program dalam perangkat spreadsheet ini, seringkali kita perlu membatasi input yang dapat dimasukkan oleh pengguna programnya nanti agar hasil setelah pengisiannya sesuai dengan keinginan kita. Pembatasan input tersebut juga berguna agar pengelompokan data menjadi lebih akurat ketika kita melakukan pengolahan dari pengisian tersebut.

Sebagai contoh pentingnya proses pembatasan input tersebut, bayangkan jika kita sedang membuat suatu form standar bagi perusahaan. Jika kita tidak melakukan pembatasan input untuk beberapa bagian sesuai keperluan pada form tersebut, maka isinya sangat besar kemungkinan tidak sesuai standar karena dalam pengisiannya, bentuk input yang diberikan menjadi sangat bebas.

Selain itu, bayangkan juga jika kita melakukan survei untuk mengambil data dengan cara membagikan formulir. Jika dalam formulir untuk mengisi survei tersebut tidak dibatasi inputnya, maka kita akan sangat kesulitan dalam mengolah data untuk menarik kesimpulan dari hasil survei tersebut karena sangat bervariasinya input yang diberikan di dalamnya. Akan memakan banyak waktu lagi untuk mengelompokkan data kita. Selain itu, bisa saja input dari para responden menjadi bukan seperti maksud dari pertanyaan dalam survei tersebut karena tidak adanya pembatasan input.

Dalam melakukan pembatasan input, jika kita menggunakan spreadsheet untuk membuat dokumen atau formnya, salah satu opsi yang baik untuk digunakan adalah mempraktekkan cara membuat dropdown excel. Dengan memahami cara membuat dropdown excel dan menggunakannya, maka kita dapat membatasi input dengan pilihan yang sudah kita tentukan sebelumnya pada form/dokumen tersebut. Hal ini akan sangat memudahkan untuk proses pengumpulan inputnya dan pengelompokkan data sesudah proses pengisian.

Apa Itu Dropdown Excel?

Dropdown excel adalah salah satu fungsi di dalam perangkat spreadsheet ini dengan tujuan penggunaan untuk membatasi input terhadap suatu cell. Cara membuat dropdown excel menjadi salah satu hal penting untuk dipelajari karena hal ini, terutama jika kita sering membuat dokumen atau formulir yang membutuhkan input dari orang selain kita.

Bagaimana Cara Mengurutkan Data di Excel?

Berikut akan dijelaskan mengenai cara membuat dropdown excel secara detail. Dalam cara membuat dropdown excel ini, akan diberitahukan bagaimana kamu dapat membuat pilihannya secara statis maupun dinamis (jika ingin pilihannya dapat bertambah otomatis dalam dropdown ketika kamu ingin memasukkan pada cell baru).

Cara Membuat Dropdown Excel - Pilihan Statis

1. Tempatkan kursor di cell tempat kamu ingin menempatkan dropdownnya
   
   
   
   
2. Klik Tab Data dan pilih Data Validation
   
   
   
   
3. Pada Tab Settings dari dialog box yang muncul, pilih List dari dropdown di bawah header Allow:
   
   
   
   
4. Tempatkan kursormu di text box di bawah header Source: dan ketik semua pilihan dropdownmu di sana dipisahkan dengan tanda koma di antaranya atau drag kursormu pada semua cell di mana pilihan dropdown yang sudah disiapkan sebelumnya berada. Jika kamu menempatkannya di cell, maka semua pilihan tersebut harus berada di satu baris atau kolom
   
   
   
   
5. Opsional: Kamu dapat merubah pengaturan dropdownmu dari opsi default dengan mengganti opsi yang tersedia pada dialog box. Terdapat tiga tab dengan pengaturannya masing masing di sini dengan penjelasan sebagai berikut:
   • Pada Tab Settings:
     • Pada checkbox “Ignore blank”, centang jika kamu ingin pengguna dapat menghapus isi cell dari pilihan mereka sampai kosong menggunakan backspace dan kosongkan jika kamu ingin pengguna tidak dapat melakukannya
       
       
       
       
     • Checkbox “In-cell dropdown” harus dicentang jika kamu ingin dropdownnya muncul di cellmu. Jika tidak dicentang, maka pengguna hanya memasukkan input pada cell tersebut dengan cara ketik biasa dengan batasan input sesuai ketentuanmu
       
       
       
       
   • Pada Tab Input Message:
     Pada checkbox “Show input message when cell is selected”, centang jika kamu ingin ada catatan kecil muncul ketika pengguna menempatkan kursor di cell dengan dropdownmu. Biasanya catatan ini dapat kamu gunakan untuk memberikan petunjuk atau penjelasan pengisian bagi para pengguna. Isi textbox dengan header Title: untuk judul catatanmu dan textbox dengan header Message: untuk isi pesan catatanmu jika kamu mencentang checkbox ini
     
     
     
     
   • Pada Tab Error Alert:
     Pada checkbox “Show alert after invalid data is entered”, centang jika ingin kustomisasi pesan yang muncul ketika pengguna langsung mengetik input di cell dan input tersebut tidak sesuai dengan ketentuan batasanmu. Isi textbox dengan header Title: untuk judul pesanmu dan textbox dengan header Message: untuk isi pesanmu jika kamu mencentang checkbox ini. Untuk dropdown bagian bawah dari header Style terdapat tiga pilihan yaitu Stop jika kamu ingin pesan tersebut bersifat absolut dan pengguna harus mengganti input tidak sesuai ketentuan tersebut, Warning jika kamu ingin pesan bersifat pertanyaan dan pengguna dapat memilih Yes untuk tetap memberikan input tidak sesuai ketentuan tersebut dan No untuk dipaksa menuruti ketentuan dan mengganti inputnya, dan Information jika kamu ingin pesan bersifat informasi dan pengguna tetap dapat memberikan input tidak sesuai ketentuan
     
     
     
     
6. Klik OK
   
   
   
   
7. Proses cara membuat dropdown excel selesai!
   
   
   
   

Cara Membuat Dropdown Excel - Pilihan Dinamis Tanpa Cell Kosong

Untuk cara membuat dropdown excel pilihan dinamis, kamu harus menempatkan semua pilihanmu saat ini dan input untuk pilihan baru nanti di satu kolom/baris. Pengisian opsi dropdown dengan cara ini tidak boleh ada cell kosong di antara opsi pertama sampai terakhir

1. Tempatkan kursor di cell tempat kamu ingin menempatkan dropdownnya
   
   
   
   
2. Klik Tab Data dan pilih Data Validation
   
   
   
   
3. Pada Tab Settings dari dialog box yang muncul, pilih List dari dropdown di bawah header Allow:
   
   
   
   
4. Tempatkan kursormu di text box di bawah header Source: dan:
   1. Ketik tanda sama dengan ( = )
      
      
      
      
   2. Ketik OFFSET (boleh dengan huruf besar atau huruf kecil) dan tanda buka kurung setelah =
      
      
      
      
   3. Masukkan koordinat cell pertama kolom / baris dari pilihan dropdownmu. Abaikan tanda dollar yang muncul ketika kamu memasukkannya melalui klik cell tersebut. Lalu ketik tanda koma ( , )
      
      
      
      
   4. Ketik angka 0 lalu tanda koma lalu 0 lalu tanda koma
      
      
      
      
   5. Ketik COUNTA (boleh dengan huruf besar atau huruf kecil) dan tanda buka kurung
      
      
      
      
   6. Drag kursor ke seluruh kolom atau baris di mana kamu menempatkan pilihan dropdownmu dan pilihan baru yang akan dimasukkan nantinya. Abaikan tanda dollar yang muncul ketika kamu selesai melakukan drag. Lalu ketik tanda tutup kurung dan tanda koma
      
      
      
      
   7. Ketik 1
      
      
      
      
   8. Masukkan tanda tutup kurung
      
      
      
      
5. Opsional: Kamu dapat merubah pengaturan dropdownmu dari opsi default dengan mengganti opsi yang tersedia pada dialog box. Terdapat tiga tab dengan pengaturannya masing masing di sini dengan penjelasan sebagai berikut:
   • Pada Tab Settings:
     • Pada checkbox “Ignore blank”, centang jika kamu ingin pengguna dapat menghapus isi cell dari pilihan mereka sampai kosong menggunakan backspace dan kosongkan jika kamu ingin pengguna tidak dapat melakukannya
       
       
       
       
     • Checkbox “In-cell dropdown” harus dicentang jika kamu ingin dropdownnya muncul di cellmu. Jika tidak dicentang, maka pengguna hanya memasukkan input pada cell tersebut dengan cara ketik biasa dengan batasan input sesuai ketentuanmu
       
       
       
       
   • Pada Tab Input Message:
     Pada checkbox “Show input message when cell is selected”, centang jika kamu ingin ada catatan kecil muncul ketika pengguna menempatkan kursor di cell dengan dropdownmu. Biasanya catatan ini dapat kamu gunakan untuk memberikan petunjuk atau penjelasan pengisian bagi para pengguna. Isi textbox dengan header Title: untuk judul catatanmu dan textbox dengan header Message: untuk isi pesan catatanmu jika kamu mencentang checkbox ini
     
     
     
     
   • Pada Tab Error Alert:
     Pada checkbox “Show alert after invalid data is entered”, centang jika ingin kustomisasi pesan yang muncul ketika pengguna langsung mengetik input di cell dan input tersebut tidak sesuai dengan ketentuan batasanmu. Isi textbox dengan header Title: untuk judul pesanmu dan textbox dengan header Message: untuk isi pesanmu jika kamu mencentang checkbox ini. Untuk dropdown bagian bawah dari header Style terdapat tiga pilihan yaitu Stop jika kamu ingin pesan tersebut bersifat absolut dan pengguna harus mengganti input tidak sesuai ketentuan tersebut, Warning jika kamu ingin pesan bersifat pertanyaan dan pengguna dapat memilih Yes untuk tetap memberikan input tidak sesuai ketentuan tersebut dan No untuk dipaksa menuruti ketentuan dan mengganti inputnya, dan Information jika kamu ingin pesan bersifat informasi dan pengguna tetap dapat memberikan input tidak sesuai ketentuan
     
     
     
     
6. Klik OK
   
   
   
   
7. Proses cara membuat dropdown excel selesai!
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

Cara Membuat Dropdown Excel - Pilihan Dinamis Berisi Cell Kosong

Untuk cara membuat dropdown excel ini, kamu harus mempersiapkan terlebih dahulu baris/kolom tempat kamu akan mengambil opsi dinamis dropdownnya sebelum dimasukkan di bagian input Data Validation

Mempersiapkan Opsi Dropdown Dinamis

1. Buat 2 tabel dengan 2 kolom pada tabel pertama dan 1 kolom pada tabel kedua. Masukkan opsi awal dropdown pada kolom kanan di tabel pertama
   
   
   
   
2. Pada kolom kiri di tabel tersebut:
   1. Pada baris setelah baris header, ketik tanda sama dengan ( = )
      
      
      
      
   2. Ketik IF (boleh dengan huruf besar atau huruf kecil) dan tanda buka kurung setelah =
      
      
      
      
   3. Masukkan koordinat cell berisi kolom kanan yang sejajar dengan cell tempat kamu memasukkan formula IF. Berikan evaluasi kondisi menghasilkan TRUE jika isi koordinat cell tersebut kosong (Mis: B1=“”) lalu masukkan tanda koma ( , )
      
      
      
      
   4. Masukkan tanda kutip sebanyak dua kali (melambangkan hasil IF akan kosong jika evaluasi kondisi yang dimasukkan sebelumnya menghasilkan TRUE) lalu masukkan tanda koma
      
      
      
      
   5. Ketik MAX lalu tanda buka kurung
      
      
      
      
   6. Masukkan koordinat cell header tepat di atas cell tempat kamu memasukkan formula IF ini. Pastikan isi cellnya bukan angka saja
      
      
      
      
   7. Berikan tanda referensi absolut untuk koordinat cell tersebut (tanda dollar ($) di depan huruf kolom dan angka barisnya)
      
      
      
      
   8. Ketik tanda titik dua ( : ) lalu masukkan koordinat cell header lagi, tepat di atas cell tempat kamu memasukkan formula IF ini, lalu ketik tanda tutup kurung
      
      
      
      
   9. Ketik tanda tambah ( + ) lalu masukkan angka 1
      
      
      
      
   10. Ketik tanda tutup kurung
       
       
       
       
   11. Tekan tombol Enter
   12. Drag untuk mengkopi formula IF hasil penulisanmu pada kolom tersebut sampai ke baris yang kamu perkirakan akan menjadi kuota maksimal kamu akan memasukkan opsi tambahan untuk dropdownmu
       
       
       
       
3. Pada tabel kedua:
   1. Pada baris setelah baris header, ketik tanda sama dengan ( = )
      
      
      
      
   2. Ketik IFERROR (boleh dengan huruf besar atau huruf kecil) dan tanda buka kurung setelah =
      
      
      
      
   3. Ketik VLOOKUP (boleh dengan huruf besar atau huruf kecil) dan tanda buka kurung
      
      
      
      
   4. Ketik ROW (boleh dengan huruf besar atau huruf kecil) dan tanda buka kurung
      
      
      
      
   5. Ketik koordinat cell apapun asalkan berada pada baris pertama (mis: A1) lalu ketik tanda tutup kurung dan tanda koma
      
      
      
      
   6. Drag kursor pada seluruh cell kedua kolom tabel pertama untuk memasukkan cell rangenya dan ketik tanda koma
      
      
      
      
   7. Ketik 2 sebagai lambang bahwa data yang akan diambil oleh formula VLOOKUP ini nanti bertempat pada kolom kedua dari tabel pertama (kolom kanan) lalu ketik tanda koma
      
      
      
      
   8. Ketik FALSE karena kita ingin mendapatkan nilai sama persis dari nilai pencarian (nilai pencariannya adalah hasil formula ROW tadi) lalu masukkan tanda tutup kurung dan tanda koma
      
      
      
      
   9. Ketik dua tanda kutip sebagai perlambang jika formula VLOOKUP menghasilkan error maka cell akan menjadi kosong lalu masukkan tanda kurung tutup
      
      
      
      
   10. Tekan tombol Enter
   11. Drag untuk mengkopi formula hasil penulisanmu tadi sampai ke baris maksimal kuota kamu akan memasukkan opsi tambahan terakhir untuk dropdownmu, sesuai perkiraanmu pada tabel pertama tadi
       
       
       
       
4. Opsi dropdown dinamis sudah disiapkan!
   
   
   
   

Membuat Dropdown

1. Tempatkan kursor di cell tempat kamu ingin menempatkan dropdownnya
   
   
   
   
2. Klik Tab Data dan pilih Data Validation
   
   
   
   
3. Pada Tab Settings dari dialog box yang muncul, pilih List dari dropdown di bawah header Allow:
   
   
   
   
4. Tempatkan kursormu di text box di bawah header Source: dan:
   1. Ketik tanda sama dengan ( = )
      
      
      
      
   2. Ketik OFFSET (boleh dengan huruf besar atau huruf kecil) dan tanda buka kurung setelah =
      
      
      
      
   3. Masukkan koordinat cell pertama kolom dari pilihan dropdown pada tabel keduamu di bagian sebelumnya tadi. Abaikan tanda dollar yang muncul ketika kamu memasukkannya melalui klik cell tersebut. Lalu ketik tanda koma ( , )
      
      
      
      
   4. Ketik angka 0 lalu tanda koma lalu 0 lalu tanda koma
      
      
      
      
   5. Ketik MAX (boleh dengan huruf besar atau huruf kecil) dan tanda buka kurung
      
      
      
      
   6. Drag kursor ke seluruh cell pada kolom kiri di mana kamu menempatkan formula IFmu pada tabel pertama tadi. Abaikan tanda dollar yang muncul ketika kamu selesai melakukan drag. Lalu ketik tanda tutup kurung dan tanda koma
      
      
      
      
   7. Ketik 1
      
      
      
      
   8. Masukkan tanda tutup kurung
      
      
      
      
5. Opsional: Kamu dapat merubah pengaturan dropdownmu dari opsi default dengan mengganti opsi yang tersedia pada dialog box. Terdapat tiga tab dengan pengaturannya masing masing di sini dengan penjelasan sebagai berikut:
   • Pada Tab Settings:
     • Pada checkbox “Ignore blank”, centang jika kamu ingin pengguna dapat menghapus isi cell dari pilihan mereka sampai kosong menggunakan backspace dan kosongkan jika kamu ingin pengguna tidak dapat melakukannya
       
       
       
       
     • Checkbox “In-cell dropdown” harus dicentang jika kamu ingin dropdownnya muncul di cellmu. Jika tidak dicentang, maka pengguna hanya memasukkan input pada cell tersebut dengan cara ketik biasa dengan batasan input sesuai ketentuanmu
       
       
       
       
   • Pada Tab Input Message:
     Pada checkbox “Show input message when cell is selected”, centang jika kamu ingin ada catatan kecil muncul ketika pengguna menempatkan kursor di cell dengan dropdownmu. Biasanya catatan ini dapat kamu gunakan untuk memberikan petunjuk atau penjelasan pengisian bagi para pengguna. Isi textbox dengan header Title: untuk judul catatanmu dan textbox dengan header Message: untuk isi pesan catatanmu jika kamu mencentang checkbox ini
     
     
     
     
   • Pada Tab Error Alert:
     Pada checkbox “Show alert after invalid data is entered”, centang jika ingin kustomisasi pesan yang muncul ketika pengguna langsung mengetik input di cell dan input tersebut tidak sesuai dengan ketentuan batasanmu. Isi textbox dengan header Title: untuk judul pesanmu dan textbox dengan header Message: untuk isi pesanmu jika kamu mencentang checkbox ini. Untuk dropdown bagian bawah dari header Style terdapat tiga pilihan yaitu Stop jika kamu ingin pesan tersebut bersifat absolut dan pengguna harus mengganti input tidak sesuai ketentuan tersebut, Warning jika kamu ingin pesan bersifat pertanyaan dan pengguna dapat memilih Yes untuk tetap memberikan input tidak sesuai ketentuan tersebut dan No untuk dipaksa menuruti ketentuan dan mengganti inputnya, dan Information jika kamu ingin pesan bersifat informasi dan pengguna tetap dapat memberikan input tidak sesuai ketentuan
     
     
     
     
6. Klik OK
   
   
   
   
7. Proses cara membuat dropdown excel selesai!
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

Latihan

Setelah kamu mempelajari bagaimana cara membuat dropdown excel, kamu dapat mempraktekkan pemahamanmu dalam cara membuat dropdown excel melalui latihan di bawah ini!

Unduh file dari link berikut dan jawab pertanyaan di bawah ini. Silahkan unduh jawabannya jika kamu sudah menyelesaikan latihan cara membuat dropdown excel ini dan yakin atas hasilnya!

Link unduh file untuk latihan cara membuat dropdown excel:
Unduh di sini

Pertanyaan

1. Coba cara membuat dropdown excel statis dari pilihan dropdown pada kolom D header 1!
2. Coba cara membuat dropdown excel dinamis tanpa memperbolehkan cell kosong dari pilihan dropdown pada kolom F header 2! Tambahkan pilihan F, G, dan H persis di bawah baris terisi terakhir! Apakah pilihan tersebut muncul di dropdownmu?
3. Coba cara membuat dropdown excel dinamis dengan memperbolehkan cell kosong dari pilihan dropdown pada kolom H header 3! Tambahkan pilihan F, G, dan H dengan cell kosong di antara masing masing huruf, persis di bawah baris terisi terakhir! Apakah pilihan tersebut muncul di dropdownmu?

Link unduh jawaban latihan cara membuat dropdown excel:
Unduh di sini

Catatan Tambahan

Kamu juga dapat menggunakan fitur Name pada perangkat spreadsheet ini untuk menyimpan data, cell range, atau formula untuk pilihan dropdownmu dalam cara membuat dropdown excel. Cara ini merupakan cara praktis jika kamu bakal sering menggunakan pilihan dropdown tersebut untuk berbagai keperluan selain untuk input pilihan untuk satu dropdown.

Cara menggunakan fitur Name adalah klik Tab Formula dan pilih Define Name.





Lalu ketik nama yang ingin diberikan untuk pilihan dropdownmu tersebut, masukkan data, cell range, atau formulanya, dan klik OK.





Pilihan dropdownmu sudah disimpan di fitur Name. Sekarang untuk memakainya, kamu hanya perlu mengetik tanda sama dengan ( = ) dan nama pilihan dropdown yang sudah didefinisikan tadi pada input Source: di Data Validation List.